Er dokumentet ut-Ready?

Forberede dokumentet for utskrift er blitt langt enklere de siste årene. Noen skrivere nå kun krever et høykvalitets PDF-fil for utskrift. Andre kan likevel spørre om de innfødte filen sammen med fonter og bilder som brukes i dokumentet.

Denne artikkelen kommer til å ta en nærmere titt på 2nd alternativet. Vi diskuterer produkter til dobbeltsjekke og filene å inkludere når du sender dokumentet til utskrift. Og vil vi se på noen opprydding tiltak vi ønsker å gjøre innenfor den opprinnelige filen før erklærte den virkelig "print-ready." Jo mer vi følgende fremgangsmåte før utskrift, jo mer sannsynlig at vi kan holde forholdet med skriveren vår på opp-og-opp.

Det er tre hovedområder for vurdering før du sender et dokument til skriveren: bilder / grafikk, fonter og farger. La oss se på hvert av disse i mer detalj.

Bilder / Grafikk
Ethvert bilde eller grafikk brukt i dokumentet må være med (hvis det ikke embedded) når du sender dokumentet til skriveren. For eksempel, hvis jeg importerte et bilde kalt mountains.psd i et nyhetsbrev dokument, vil jeg inkludere mountains.psd filen når du sender meg nyhetsbrevet til skriveren. Hvis jeg også importerte en fil kalt logo.ai i overskriften av nyhetsbrevet, vil jeg inkludere logo.ai filen også.

Nedenfor er et eksempel på en liste over bilder som brukes i et dokument:

Liste over bilder i dokumentet

Eksterne bilder skal alltid tas med når du sender en jobb til skriveren. Bruke eksempelet ovenfor, vil jeg inkludere bilder som er oppført som "koblet" i Status-kolonnen, som betyr at det er en egen fil. Unntaket til "omfatte bilder styre "ville bli eventuelle innebygde filer. Innebygde filer er en del av hoveddokumentet, og er ikke avhengig av noe utenfor det viktigste filen.

Det er også bra å se fargeområdet som brukes innenfor hver grafikk. Som du ser ovenfor, er det en advarsel om to bilder ved hjelp av RGB fargerom (vs CMYK). Selv om forbruker-orienterte skrivere kan godta RGB fargerom, de fleste high-end utskriftsjobber fremdeles krever at alle bilder og / eller grafikk til å være i CMYK-fargerom. Eventuelle bilderedigeringsprogram lar en enkelt endre fargeområdet for en fil.

Skrifter
Inkludert skriften filene for alle skriftene som brukes i dokumentet er kritisk. Dette inkluderer en skrift-fil for hver skriftstil brukt. For eksempel innen mine nyhetsbrev dokumentet jeg kan bruke Adobe Garamond Pro Regular, Adobe Garamond Pro kursiv og Adobe Garamond Pro Bold Italic. Jeg vil omfatte tre forskjellige font-filer når du sender dokumentet til skriveren.

Nedenfor er et eksempel på en skrift listen for et dokument:

Liste over skriftene i dokumentet

En annen ting å være klar over når man ser på skrifter er hva jeg kaller uvedkommende skrifter. Hvis jeg merker en skrift i listen som jeg ikke ventet, ville jeg merker det deretter på Finn skrift. (De fleste layout-programmer gir denne muligheten.) Ofte en skrift som dukker opp når det var uvitende brukt på en skjult karakter. (ie. et mellomrom etter et avsnitt) Slett alle forekomster av et overflødig skrift brukes som en skjult karakter. Eller hvis et overflødig skrift brukes som tekst, endre teksten til å bruke ønsket skrifttype.

Colors
Fargene er det tredje området for å vurdere når du klargjør et dokument for utskrift. Dette gjelder spesielt ved bruk av spot farger, men er også nyttig for å dobbeltsjekke dokumentet ditt for å være sikker på at det ikke er noen overraskelse farger som brukes.

Igjen, de fleste layout-programmer gir mulighet til å liste fargene som brukes. Nedenfor er et eksempel:

Liste over farger brukt i et dokument

Hvis det er en 4-farge prosess dokument, vil du se C, M, Y, oppført K farger først, med ytterligere spotfarger følgende. Dersom uvedkommende farger er oppført, pass på å finne hvor det fargen brukes i dokumentet, og enten slette dem eller endre fargen til en bearbeidet farge eller et sted fargen du ønsker. De fleste layout-programmer lar deg velge ønsket objekter og endre dem til riktig farge i ett eller to trinn.

La meg nær ved å nevne et par funksjoner jeg bruker konsekvent i InDesign da utarbeide et dokument for utskrift.

Forhåndskontroll og Package Valg
The forhåndskontroll alternativet (under Fil-menyen) viser bilder, fonter og farger som benyttes, samt eventuelle problemer den finner i dokumentet. (The skjermbilder ovenfor er fra Preflight alternativet.)

The Package alternativ (også under Fil-menyen) samler alle bilder / grafikk og fonter brukt i et dokument, sammen med det opprinnelige dokumentet og eventuelle spesielle instrukser du gir, og legger alt i en mappe. Det skaper to undermapper i denne mappen: 1) en Linker mappe som inneholder bilder / grafikk brukt, og 2) en fontene mappe som inneholder alle de nødvendige filene skrift. Pakk alternativet er en rask måte å samle alle filene du trenger i én mappe, og kopier denne mappen på en CD eller FTP denne mappen til skriveren din.

Ved å følge disse trinnene og betaler nøye på disse tre områdene: bilder / grafikk, fonter og farger, kan du være trygg på at dokumentet er print-ready.